Compliance für Krankenhäuser und Klinikverbünde

DSCSA für Klinikverbünde: Der Scan war erfolgreich. War der Wareneingang konform?

Sie haben ein DSCSA-System, und Ihre PTA scannen jede Transportbox. Doch ein erfolgreicher Scan sagt Ihnen nicht, ob die Datei des Lieferanten vollständig war oder ob die Transaktionserklärung mitgeliefert wurde. Hier sehen Sie, wo der Wareneingang noch immer scheitert und wie Klinikverbünde das beheben.

Sprechen Sie mit unserem Team
Hospital pharmacy technician on the phone while sorting medication bottles at a crowded receiving counter
Selbsttest

Wenn die FDA morgen in Ihrem Klinikverbund stünde, könnten Sie…

01

Die vollständige Transaktionshistorie für ein serialisiertes Arzneimittel innerhalb eines Geschäftstags vorlegen?

JaNeinKommt auf die Schicht an
02

Zeigen, wie Sie verdächtige Produkte erkennen, in Quarantäne nehmen, untersuchen und über ihren Verbleib entscheiden?

JaNeinKommt auf die Schicht an

Beantworten Sie beide Fragen, um Ihr Ergebnis zu sehen.

Wenn Sie eine der Fragen mit „Nein“ oder „Kommt auf die Schicht an“ beantwortet haben, gibt es eine Lücke in Ihrem Prozess.

Sprechen Sie mit unserem Team

Zweimal Ja. Lesen Sie weiter: Die nächsten Abschnitte zeigen, wo der Wareneingang auch dann noch scheitert, wenn beide Antworten stimmen.

Wo der Tag ins Stocken gerät

Ein typischer Tag im Wareneingang

Eine Palette, drei Scan-Stationen und ein Quarantänebehälter, mit dem niemand gerechnet hat.

1
DSCSA-Scan
Ihr DSCSA-System
2
Bestands- oder Karussell-Scan
Apotheken-Bestandssystem
3
EHR-Scan
Ihr EHR-System
Technician scanning medication at a receiving table, with red totes and pallets of boxes behind her
Quarantäne
Produkt wartet auf Daten · Eine fehlerhafte Datei blockiert eine ganze Box oder Bestellung

Drei Scans, ein Produkt

Ihr DSCSA-System, Ihr Bestands- oder Karussellsystem und Ihr EHR scannen jeweils dasselbe Produkt. Keines dieser drei Systeme kommuniziert mit den anderen, und der Zeitaufwand wächst mit Ihrem Volumen.

Eine fehlerhafte Datei, eine ganze Box blockiert

Schlägt der DSCSA-Scan fehl, bleibt das Produkt in Quarantäne, bis die Daten vorliegen. Patienten warten auf Medikamente, die längst im Haus sind.

Warum es scheitert

Was gegen Sie arbeitet

01

Drei Scans, drei Systeme und keines spricht mit dem anderen

Erst DSCSA, dann der Apothekenbestand, dann das EHR. Das Problem ist nicht Ihre Personalausstattung. Es sind doppelte Scans in Systemen, die nicht integriert sind.

02

Die Daten sollten von selbst besser werden. Das sind sie nicht

In einem Klinikverbund, der es gemessen hat, waren 17 % der eingehenden Dateien fehlerhaft (LSPedia-Kundenaudit, April 2026).

03

Die Dateien, die mit Ihrer Ware kommen, enthalten mehr Fehler, als Sie denken

Doppelte Dateien, fehlende Transaktionserklärungen, Daten an die falsche Stelle gesendet. Diese Fehler stammen von Ihren Lieferanten, nicht von Ihrem Team, und Sie sehen sie erst, wenn eine Bestellung in Quarantäne landet.

04

Ein erfolgreicher Scan kann trotzdem ein nicht konformer Wareneingang sein

Fehlende oder unvollständige Transaktionsaufzeichnungen sind ein dokumentierter Befund bei FDA-Inspektionen, und Befunde können zu einem Form 483 und einem Warning Letter führen.

05

Compliance wurde nachträglich an Software angebaut, die für etwas anderes entwickelt wurde

Fragen Sie, wofür Ihr aktuelles System ursprünglich entwickelt wurde. Die Antwort erklärt meist den Rest.

OneScan verification screen showing a green check, Product Identifier Verified, Verified: true

Eine erfolgreiche Verifizierung bestätigt die Produktkennung. Sie sagt Ihnen nicht, ob die Transaktionserklärung eingegangen ist.

Gloved pharmacy technician scanning the barcode label on a red medication tote
Box oder Einzelartikel scannen? Das ist der Kompromiss

Sie müssen nicht jede Flasche scannen, aber der Wareneingang auf Box-Ebene lässt eine Lücke

Die meisten großen Klinikverbünde scannen die Box, nicht die Flasche. Das hält den Wareneingang in Bewegung, aber ein Kommissionierfehler in der Box bleibt ungeprüft. Boxen unterscheiden sich zudem stark: Eine enthält drei Produkte, die nächste 150.

✓
Was es Ihnen bringt

Der Wareneingang läuft weiter.

△
Was offen bleibt

Ein Kommissionierfehler in der Box bleibt ungeprüft.

Ihr Personal ist bereits am Limit

Es geht nicht nur Ihnen so

66 Std.

pro Woche für Lieferengpässe bei Arzneimitteln im Spitzenfall, noch vor jeder DSCSA-Datenarbeit

1,5 VZÄ

an entsprechender Personalzeit in großen Krankenhäusern

88 %

der Krankenhäuser melden einen Mangel an erfahrenen PTA

92 %

der Krankenhäuser melden einen Mangel an Fachkräften mit Erfahrung in der Sterilherstellung

64 %

der Krankenhäuser melden einen Mangel an PTA-Berufseinsteigern

Quelle: ASHP National Survey of Pharmacy Practice in Hospital Settings, Operations and Technology 2023 und Clinical Services and Workforce 2024, AJHP. Unter den antwortenden Krankenhäusern.

Rückruf

Bei Rückrufen verschwinden die Stunden unbemerkt

765

zurückgerufene Arzneimittel in den Enforcement Reports der FDA im Jahr 2025

Die Enforcement Reports der FDA führten 2025 insgesamt 765 zurückgerufene Arzneimittel auf. Für jedes, das in Ihren Regalen landet, sieht der Rückrufleitfaden der ASHP vor: Bestandsberichte erstellen, jede Apotheke, Station, jeden Ausgabeschrank und Notfallwagen prüfen, das Produkt in Quarantäne nehmen, alles dokumentieren und später erneut prüfen. In einem Klinikverbund, mit dem wir zusammenarbeiten, dauerte ein einziger Rückruf von Anfang bis Ende mehrere Tage.

01
Bestandsberichte erstellen
02
Jede Apotheke, Station, jeden Schrank und Wagen prüfen
03
In Quarantäne nehmen
04
Dokumentieren
05
Später erneut prüfen
Selbsttest

Wie viele Rückrufe hat Ihr Team letzten Monat bearbeitet? Wie viele Stunden hat jeder gedauert? Und wer hat die Chargennummern von Hand geprüft?

Quelle: FDA Enforcement Reports, 2025 (openFDA, abgerufen am 30. September 2026) · ASHP, Guidance on Medication Recalls, Mai 2023.

OneScan für Klinikverbünde

Wie Klinikverbünde diese Lücken mit OneScan schließen

01

Einmal scannen, höchstens zweimal

Wenn Ihr Schrank- oder Karussellsystem mit OneScan integriert ist, könnte ein einziger Scan Ihren Bestand, Ihr EHR und Ihren DSCSA-Datensatz versorgen. Ist Ihr System nicht mit OneScan integriert, reduzieren Sie von drei Scans auf zwei.

OneScan feeds one scan to three systems: inventory or carousel, EHR and DSCSA
02

Fehlerhafte Dateien vor dem Wareneingang stoppen

Investigator schickt sie mit der benannten Korrektur an den Lieferanten zurück.

03

Ausnahmen an jedem Standort gleich bearbeiten

Zurückhalten, prüfen, entscheiden, dokumentieren.

Zurückhalten
Prüfen
Entscheiden
Dokumentieren
04

Den Datensatz zu einer Seriennummer in Sekunden abrufen

Die Antwort, die Inspektoren meinen, wenn sie sagen: „Zeigen Sie es mir.“

05

Recall Management hinzufügen

Dieses optionale OneScan-Modul hilft Ihnen, zurückgerufene Chargen zu finden.

OneScan für Klinikverbünde entdecken →
Was Inspektoren fragen

Wer Sie prüft und welche Nachweise verlangt werden

Sowohl die FDA als auch die Apothekenaufsicht der Bundesstaaten (State Boards of Pharmacy) können Ihre DSCSA-Aufzeichnungen einsehen wollen. Hier sehen Sie, was sie fragen und wie eine gute Antwort aussieht.

01
Wie sieht Ihr Wareneingangsprozess aus?
−

Eine gute Antwort ist an jedem Standort gleich, egal wen man fragt, und sie steht in einer SOP, die jemand vorlegen kann.

Eine gute Antwort ist der Transaktionsdatensatz zu dieser Seriennummer, auf Anfrage abgerufen, nicht eine Beschreibung, wie Sie ihn finden würden.

Zurückhalten, mit den Lieferantendaten abgleichen, anhand Ihrer SOP entscheiden und die Begründung dokumentieren. Zu viel Quarantäne ist ebenfalls eine falsche Antwort, weil sie Patienten einwandfreie Ware vorenthält.

An einem Ort, zu dem das Personal hingehen kann, an jedem Standort mit Wareneingang.

Support

Der Support gehört zu Ihrem Team, und er ist inklusive

Bewährt beim Umstieg

Ein schrittweiser Umstieg, einschließlich Ihrer historischen Daten. Mehr als 140 Organisationen haben bereits gewechselt.

Betreut

Ein persönlicher Account Manager, Support per Telefon und E-Mail, Audit-Unterstützung, offene Sprechstunden und eine Wissensdatenbank, ohne Aufpreis.

Zertifiziert

ISO 27001, ISO 9001:2015 und GS1 US Elite Partner. SOC 2 Type 2 ausstehend.

Bevor Sie bei irgendjemandem unterschreiben, fragen Sie nach der vertraglich zugesicherten Reaktionszeit bei einem Problem, das die Compliance blockiert, und danach, was Support kostet, wenn Sie ihn brauchen.

Klinikverbünde vertrauen uns

Beth Israel Lahey Health logoCarilion Clinic logoCoxHealth logoDuke University logoCovenant Health logoBoulder Community Health logoBanyan Health Systems logo

LSPedia in Zahlen

1.600+

Kunden

1 Mrd.

Verarbeitete Seriennummern

750.000+

Verbindungen zu Handelspartnern

120+

Großhändler und Distributoren sind Kunden

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Sind Klinikverbünde von einem Teil des DSCSA ausgenommen?

−

Nein. Die Ausnahmeregelung der FDA für größere Abgabestellen (Dispenser) endete am 27. November 2025. Die Größe wird über alle Standorte eines Klinikverbunds gezählt, daher ist selbst eine kleine ambulante Apotheke innerhalb eines großen Verbunds nicht mehr ausgenommen.

Nein. Die Anforderungen betreffen den Wareneingang und Ihre Aufzeichnungen: vollständige Transaktionsdaten von Ihren Lieferanten erhalten, sie sechs Jahre lang aufbewahren und verdächtige Produkte untersuchen.

Das Scannen auf Box-Ebene ist formal konform, aber Kommissionierfehler in der Box bleiben ungeprüft.

Sie können die Bestellung zurückhalten oder sie gemäß Ihrer SOP auf anderem Weg authentifizieren und freigeben. Wird die Datei vor dem Wareneingang abgefangen, entfällt die Sperre ganz.

Die FDA und die Apothekenaufsicht Ihres Bundesstaats (State Board of Pharmacy).

Weil ein schnellerer Wareneingang und weniger Ausnahmen Ihrem Team Zeit für die Patientenversorgung zurückgeben. Wenn Ihr aktuelles System noch immer drei Scans und einen Quarantänebehälter bedeutet, fließt diese Zeit stattdessen in Daten.

Ihr Team sollte Medikamente bewegen, nicht Daten

Sprechen Sie mit unserem Team